Como criar uma política eficaz de integração de fornecedores

Formar parcerias com novos fornecedores pode ser um processo complicado e arriscado para qualquer organização. A melhor maneira de gerenciar os riscos associados a novas parcerias e estabelecer práticas bem-sucedidas de gerenciamento de fornecedores é criar uma política eficaz de integração de fornecedores.

As organizações criam políticas de integração de fornecedores para padronizar o processo de integração, simplificar a avaliação de fornecedores e gerenciar o risco e a conformidade do fornecedor. As políticas de integração de fornecedores mais eficazes incluirão diretrizes para gerenciar compras, due diligence e integração de fornecedores e também utilizarão fluxos de trabalho para rastrear o desempenho do fornecedor e supervisionar os relacionamentos contínuos com os fornecedores.

Continue lendo para saber como sua organização pode criar uma política de integração eficaz para simplificar processos, definir expectativas e melhorar a experiência geral de integração de fornecedores para sua equipe interna e parceiros terceirizados.

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Benefícios de uma política de integração de fornecedores

As organizações que desenvolvem um código de conduta estruturado para integração de fornecedores experimentarão relacionamentos aprimorados com fornecedores e um processo de integração de fornecedores mais suave.

A criação de uma política de integração de fornecedores também oferecerá estes benefícios adicionais:

Estrutura e consistência: padronize os procedimentos de integração de fornecedores em todos os departamentos e fornecedores.
Eficiência operacional: simplifique o processo de integração, remova redundâncias, evite erros humanos e diminua o tempo gasto em tarefas administrativas.
Gerenciamento de risco do fornecedor: Reduza o risco de terceiros estabelecendo padrões para selecionar fornecedores em potencial, verificar a conformidade do fornecedor e avaliações de risco do fornecedor
Garantia de qualidade: defina expectativas para o desempenho do fornecedor, garanta que o pessoal atenda às metas organizacionais e mantenha a satisfação do cliente.
Crescimento e sucesso: Ao padronizar o processo de integração, uma organização pode crescer em escala, integrar mais e mais fornecedores e obter sucesso geral.
Melhoria contínua: permite que uma organização refine seu processo de integração ao longo do tempo, melhore a forma como coleta informações de fornecedores e desenvolva relacionamentos comerciais sofisticados com todos os fornecedores novos e existentes.

Principais componentes de uma política de integração de fornecedores

Uma política abrangente de integração de fornecedores incluirá os seguintes componentes essenciais:

Critérios de seleção de fornecedores: qualidade do serviço, preço, reputação, conformidade, capacidade de atender a necessidades específicas e outros critérios para melhorar o fornecimento de fornecedores
Etapas de integração: etapas detalhadas que padronizam o processo de integração e agilizam os processos e procedimentos internos
Controles e requisitos de conformidade: verificações de due diligence, certificações, requisitos de seguro, termos de contrato e outros requisitos que determinarão se os fornecedores estão em conformidade com as diretrizes legais, regulatórias e do setor
Estratégias de avaliação de risco: Padrões para avaliar, mitigar, resolver e gerenciar riscos contínuos de terceiros, como solicitar questionários de segurança do fornecedor
Diretrizes de comunicação: Protocolos para comunicação interna com as partes interessadas, diretrizes para enviar uma solicitação de proposta (RFP), destacando os respectivos pontos de contato e padrões para comunicação com fornecedores novos e existentes
Métricas de avaliação do fornecedor: KPIs e métricas definidas para avaliar o desempenho do fornecedor e garantir que todos os fornecedores atendam aos padrões acordados.
Treinamento de fornecedores: suporte aos fornecedores para garantir que todos os parceiros entendam o processo de integração e as expectativas contínuas
Padrões de documentação e manutenção de registros: acordos contratuais, faturamento, coleta de dados, informações de contato do fornecedor, atualizações de status, registros de certificação, processos relevantes e correspondência do fornecedor
Procedimentos de revisão contínua: Diretrizes para gerenciamento contínuo de fornecedores, gerenciamento de contratos, avaliação de desempenho e manutenção de conformidade
Protocolos de escalonamento: fluxos de trabalho de integração para gerenciar incidentes internos e externos que podem surgir durante o processo de integração do fornecedor

Guia passo a passo para criar uma política de integração de fornecedores

As organizações que desejam criar sua política de integração de fornecedores podem usar este guia passo a passo para suavizar o processo e garantir que incluam todos os critérios essenciais.

Etapa 1: Avalie as necessidades e lacunas de integração

A primeira etapa que uma organização deve seguir ao criar uma política de integração de fornecedores é revisar seus protocolos e procedimentos existentes para integração de fornecedores. Ao revisar as práticas atuais, o pessoal deve anotar quaisquer pontos problemáticos, lacunas óbvias ou ineficiências do programa.

Ao identificar essas ineficiências e lacunas em seu processo de integração atual, as organizações podem desenvolver necessidades e requisitos específicos para orientar a criação de sua nova política de integração de fornecedores.

Etapa 2: Definir objetivos de integração

Em seguida, o pessoal deve delinear os principais objetivos de integração que a política visa alcançar. Esses objetivos podem incluir metas mensuráveis, como redução do tempo de integração, ou objetivos gerais, como classificação de fornecedores, redução de tipos de risco específicos ou garantia de conformidade com estruturas regulatórias específicas (ISO 27001, NIST CSF, etc.).

Etapa 3: coletar informações das partes interessadas

Depois de definir os objetivos, o pessoal deve se comunicar com as partes interessadas relevantes em todos os departamentos para coletar informações e garantir que a política atenda às necessidades legais, de conformidade e de compras.

Etapa 4: Identificar as melhores práticas de integração de fornecedores

Em seguida, uma organização deve fazer referência às melhores práticas do setor para integração de fornecedores. As necessidades exatas de integração de uma organização dependerão significativamente de seu setor específico. Por exemplo, as instituições financeiras provavelmente precisarão garantir que os fornecedores cumpram estruturas de conformidade diferentes de uma organização do setor de manufatura ou tecnologia.

As organizações que integram consistentemente fornecedores que fornecem um único produto ou serviço também devem observar como avaliar esse produto ou serviço específico e garantir que a política do fornecedor aborde esses critérios de avaliação específicos.

Etapa 5: Rascunho da política e lista de verificação de integração do fornecedor

Agora, é hora de elaborar a política de integração do fornecedor enquanto faz referência aos principais objetivos, contribuições das partes interessadas, melhores práticas do setor e critérios específicos da organização. A política deve conter as seguintes seções (mencionadas anteriormente neste artigo):

Critérios de seleção de fornecedores
Etapas de integração
Controles e requisitos de conformidade
Estratégias de Avaliação de Risco
Diretrizes de comunicação
Métricas de avaliação do fornecedor
Treinamento de fornecedores
Padrões de documentação e manutenção de registros
Procedimentos de revisão contínua
Protocolos de escalonamento

Etapa 6: Refinar e obter aprovações

Depois de elaborar a política de integração do fornecedor, a equipe deve iniciar o processo de aprovação e refinar a política com base no feedback recebido das partes interessadas relevantes. O pessoal deve garantir que todos os departamentos tenham revisado o documento antes de avançar para uma versão finalizada.

Etapa 7: Desenvolva um plano de implementação

Em seguida, a equipe deve desenvolver um plano de implementação para garantir que a política de integração do fornecedor seja implementada sem problemas em todos os departamentos da organização. Durante esta etapa, a equipe deve garantir que as partes interessadas relevantes entendam os objetivos críticos da política, as expectativas gerais e como usar a política para atingir todos os objetivos de integração do fornecedor.

Etapa 8: Monitorar a implementação

Depois de implementar a política, o pessoal deve monitorar seu sucesso. Neste momento, as partes interessadas devem se fazer várias perguntas:

Existem pontos problemáticos associados à nova política?
As necessidades de todos os departamentos são atendidas pela política de integração do fornecedor?
A política melhorou o processo de gerenciamento de fornecedores de nossa organização?
A política melhorou nossa relação de trabalho com os fornecedores?

Durante esta etapa, o pessoal que elaborou a política deve coletar feedback das partes interessadas novamente para ver se a política está atendendo às suas necessidades.

Etapa 9: Abordar o feedback e ajustar a política

Em seguida, o pessoal deve usar o feedback das partes interessadas para ajustar a política. Embora uma organização conclua idealmente essa etapa antes de lançar a forma final do documento de política, a equipe também pode revisitar essa etapa de vez em quando para garantir que a política seja atualizada para atender a novos comentários, mudanças no setor e necessidades contínuas da organização.

Etapa 10: Produzir o documento final e o lançamento

A etapa final do processo de criação é o lançamento da política de integração do fornecedor. O pessoal que lança o documento deve garantir que todos os chefes de departamento estejam cientes da política atualizada de integração do fornecedor e saibam onde encontrar o documento nos sistemas internos da organização. Além disso, o pessoal deve informar as partes interessadas relevantes sobre como podem comunicar feedback e propor mudanças na política no futuro.

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