Tornando o processo de questionário do fornecedor mais eficiente (em 2023)

Os questionários de segurança do fornecedor são frustrantes, tanto para as organizações que os enviam quanto para os fornecedores que os recebem. Embora essas frustrações permaneçam sem solução, elas continuarão a impedir a eficiência dos programas de gerenciamento de risco do fornecedor.

Felizmente, sofrer com avaliações de segurança não é um subproduto inevitável de um programa de gerenciamento de risco de fornecedores. Com as estratégias corretas, você pode simplificar todo o ciclo de vida do questionário de avaliação. Continue lendo para saber como

Entenda por que seus fornecedores estão frustrados

Antes que quaisquer frustrações associadas aos questionários possam ser abordadas, elas devem ser identificadas e claramente compreendidas.

Graças à ameaça cada vez maior de violações de dados e à tendência crescente de fornecedores terceirizados comprometidos facilitando ataques à cadeia de suprimentos, a criticidade do gerenciamento de riscos do fornecedor na segurança da informação não é mais um debate. Os fornecedores que exercem a devida diligência não precisam ser convencidos da importância dos questionários de segurança.

As razões para interromper a eficiência do processo do questionário provavelmente estão inteiramente relacionadas a processos ruins que alimentam uma experiência negativa do usuário. Uma estrutura eficaz para simplificar o processo de questionário precisa mapear cada uma dessas principais frustrações do fornecedor e resolvê-las.

A chave para simplificar o processo de questionário do fornecedor é abordar as principais frustrações do fornecedor que impedem a eficiência do envio.

Em média, as três principais frustrações do fornecedor associadas ao processo de avaliação de risco do fornecedor são:

• Tempo insuficiente para o gerenciamento da conformidade regulatória.
• Respostas atrasadas ao questionário de segurança.
• Avaliações de risco genéricas que não contextualizam perfis de risco exclusivos.

O ecossistema do programa de segurança de cada fornecedor é único, portanto, seus fornecedores podem ter frustrações não incluídas nesta lista.

Ironicamente, a compreensão mais precisa das frustrações relacionadas ao questionário em sua rede de fornecedores é melhor alcançada com um questionário personalizado que investiga as principais áreas de preocupação.

Saiba mais sobre questionários personalizados >

Armazenar respostas do questionário em um banco de dados central

Do ponto de vista de um fornecedor, um dos aspectos mais frustrantes do processo de questionário é enviar repetidamente os mesmos tipos de avaliações.

Toda vez que um fornecedor recebe um questionário, ele precisa iniciar o processo novamente desde o início - mesmo que tenha concluído a avaliação várias vezes antes para outras organizações.

Esse problema é causado pela incapacidade de salvar respostas em um repositório central. Alguns fornecedores contornam esse déficit salvando as respostas de cada avaliação em um documento interno (geralmente uma planilha do Google) e, em seguida, copiando e colando cada resposta quando uma nova avaliação semelhante é recebida. Essa solução não é ideal, pois adiciona etapas manuais adicionais ao fluxo de trabalho de envio do questionário, em vez de tornar o processo mais enxuto.

O melhor método de resolver esse problema é integrar um recurso para armazenar respostas de questionário em sua solução de gerenciamento de questionário de fornecedor. Isso permitiria que os fornecedores selecionassem respostas salvas de um banco de dados central que armazena envios de questionários de segurança anteriores.

Existe uma sobreposição entre muitos dos controles de segurança de diferentes requisitos regulatórios. Por exemplo, NIST 800-53, ISO 27001, HIPAA, PCI DSS e NIST CSF são mapeados para controles de segurança semelhantes.

Ao permitir que os fornecedores selecionem respostas salvas para todos os tipos de questionário, um recurso de banco de dados de questionários pode acelerar significativamente todos os envios de avaliação e simplificar a conformidade em vários regulamentos.

Outra razão pela qual um recurso de banco de dados de questionário é importante é que ele oferece suporte à continuidade dos negócios, permitindo que outros membros da equipe de segurança concluam uma avaliação mesmo quando o líder da equipe de risco de segurança cibernética não estiver disponível.

Um banco de dados de questionários de segurança evita a dependência das respostas memorizadas de um único membro da equipe.

Implemente uma plataforma de gerenciamento de resposta de segurança

Sem um recurso de banco de dados de questionário integrado ao programa de risco de segurança do fornecedor, seus fornecedores podem armazenar suas respostas de segurança em uma plataforma de gerenciamento de respostas. Essa solução alternativa ainda não é ideal porque adiciona etapas adicionais a um programa de gerenciamento de risco de terceiros (TPRM), mas está aberta a mais opções de automação do que uma solução de planilha.

Saiba como escolher um software de automação de questionários de segurança >

Classifique seus fornecedores

Essa solução aborda a frustração de um processo de questionário de segurança da perspectiva do emissor.

Os relacionamentos com fornecedores tornaram-se um requisito essencial para manter e dimensionar um negócio de sucesso. Mas gerenciar riscos cibernéticos e envios de questionários em uma rede para centenas de provedores de serviços não é fácil.

A hierarquização de fornecedores é uma estratégia para simplificar o gerenciamento de riscos de fornecedores, mesmo em uma vasta rede.

A hierarquização de fornecedores é o processo de organização de fornecedores em diferentes categorias que representam níveis crescentes de risco.

Uma estrutura de camadas geralmente é composta por quatro níveis:

• Fornecedores críticos
• Fornecedores de alto risco
• Fornecedores de baixo risco

Os critérios de hierarquização são totalmente subjetivos. Você pode adaptá-lo aos requisitos de segurança exclusivos do seu negócio.

Por exemplo, você pode organizar fornecedores em setores altamente regulamentados, como saúde no nível de alto risco. E fornecedores com o potencial de ter o impacto negativo mais significativo em sua postura de segurança na camada crítica.

A hierarquização de fornecedores críticos facilita o rastreamento de riscos residuais emergentes, vulnerabilidades de software e simplifica as respostas de correção determinadas a partir do envio de questionários.

Ao agrupar fornecedores com requisitos regulatórios semelhantes, o mesmo questionário de segurança pode ser enviado a vários destinatários de uma só vez, em vez de filtrar manualmente os fornecedores com requisitos de conformidade específicos.

Uma estratégia de classificação de fornecedores também pode simplificar o processo de integração de fornecedores. Quando agrupados, é mais fácil monitorar os riscos inerentes coletivos de novos fornecedores com classificações de segurança.

Saiba mais sobre a hierarquização de fornecedores >

A plataforma UpGuard inclui recursos que foram desenvolvidos especificamente para abordar as principais avaliações de gerenciamento de questionários de fornecedores.

• Mapeamento de lacunas de conformidade regulatória - Os resultados dos envios de questionários são mapeados para regulamentações relevantes para destacar déficits críticos que afetam a conformidade regulatória
• Comunicações simplificadas do questionário - Adicione anotações diretamente aos questionários de segurança para manter as discussões de avaliação dentro da plataforma UpGuard e não em uma caixa de entrada bagunçada.
• Criador de questionários personalizados - Envie avaliações de risco altamente direcionadas que consideram o ecossistema de risco exclusivo de cada fornecedor.
• Classificação de fornecedores - Gerencie facilmente o monitoramento de risco e conformidade em uma extensa rede para provedores de serviços.

Assista ao vídeo para saber como o UpGuard melhora as colaborações com fornecedores para simplificar os fluxos de trabalho.