Como criar um plano estratégico de TI {Guia abrangente}

Já se foi o tempo em que as equipes de TI podiam tomar decisões relacionadas à tecnologia em silos. Hoje, um plano estratégico de TI deve estar alinhado e apoiar diretamente a missão e os objetivos gerais da empresa. Caso contrário, corre-se o risco de falta de coesão entre as escolhas tecnológicas e os objetivos de negócio, o que leva a uma utilização ineficaz dos recursos, a um tempo de colocação no mercado mais lento e a despesas desnecessariamente elevadas.

Este artigo é um guia para criar um plano estratégico de TI que garanta que sua pilha de tecnologia esteja alinhada e acompanhe as metas de negócios. Continue lendo para saber como criar uma estratégia completa que complemente as ambições da sua empresa e estabeleça uma base de alto ROI para todas as tomadas de decisões de TI.

O que é um plano estratégico de TI?

Um plano estratégico de TI é um documento que descreve como a pilha de tecnologia de uma empresa oferece suporte aos objetivos de negócios. Este documento fornece uma análise detalhada do investimento e uso da tecnologia pela organização, explicando o papel da TI na direção geral da empresa.

Os planos estratégicos de TI analisam a postura tecnológica atual e fornecem um “plano” detalhado do rumo que a TI está tomando (normalmente no período de 3 a 5 anos). As empresas formalizam o plano como um documento escrito ou um mapa detalhado do Balanced Scorecard (BSC).

Basicamente, um plano estratégico de TI responde a três questões amplas:

Onde estamos agora?

Esta “fase” do plano aborda questões como:

• Quais são os objetivos e aspirações gerais do negócio?
• Como estamos aproveitando nossa pilha de tecnologia atual?
• A TI está de alguma forma nos impedindo?

Onde queremos estar?

Este aspecto de um plano estratégico de TI cobre questões como:

• Como a TI pode nos ajudar a chegar onde queremos?
• Como podemos melhorar nossa pilha de tecnologia para apoiar metas de curto e longo prazo?
• Podemos usar nossos recursos de forma mais eficaz?

Como chegaremos lá?

Esta parte do plano aborda questões como:

• Que iniciativas devemos lançar para levar a nossa TI ao estado desejado?
• Quando as novas melhorias estarão instaladas e funcionando?
• Quanto custará o projeto?

Embora os planos estratégicos de TI abordem tópicos complexos, estes são principalmente documentos comerciais. Especialistas com experiência em tecnologia devem consultar a alta administração (CIOs, CEOs, departamentos jurídicos, etc.) durante o planejamento, e as estratégias devem estar livres de jargões técnicos.

Um plano estratégico de TI deve ser um projeto contínuo e não um evento único. Os documentos exigem revisões regulares e devem ser flexíveis o suficiente para se ajustarem às mudanças de prioridades (por exemplo, uma nova meta de negócios, condições de mercado mais recentes, novos orçamentos, etc.).

Exemplo de um plano estratégico de TI

O escopo e o formato dos planos variam entre empresas e projetos. Aqui está um exemplo de alto nível de um plano estratégico de TI para uma pequena e média empresa que busca levar serviços para um novo mercado:

Próximo objetivo comercial: Expandir serviços para o mercado XYZ.

Como a TI nos ajuda a atingir nossa meta de negócios:

• Configure uma nova infraestrutura dedicada.
• Crie novos recursos localizados.
• Certifique-se de que os usuários existentes não comecem a sofrer problemas de desempenho.
• Verifique novos sistemas em busca de vulnerabilidades.
• Ajude a coletar feedback antecipado de novos usuários.

Um detalhamento dos projetos de TI pendentes:

• Implante um ambiente local baseado em nuvem para garantir baixa latência e alta disponibilidade para serviços na nova região.
• Projete, teste e integre novos recursos ao aplicativo existente.
• Implante o aplicativo atualizado em produção quando estiver pronto.
• Dimensione os recursos atuais do sistema para evitar problemas de desempenho.
• Configure uma plataforma de CRM para coletar feedback de novos usuários.
• Realize testes aprofundados de novos sistemas.
• Configure o monitoramento contínuo para o novo aplicativo e ambiente de hospedagem.

Cada uma destas estratégias de alto nível exige um planeamento adicional. Por exemplo, a primeira seção (implantar uma infraestrutura baseada em nuvem) exige que a equipe:

• Avalie se a nuvem atenderá às métricas esperadas ditadas pelos objetivos de negócios.
• Escolha um modelo ideal de implantação em nuvem.
• Crie uma estratégia detalhada de computação em nuvem.
• Execute a modelagem inicial de ameaças.
• Considere como a inclusão da nuvem impacta a arquitetura de aplicativos existente.
• Encontre um provedor de nuvem que ofereça a combinação certa de serviços.
• Estime o orçamento do projeto (custos iniciais e pós-implantação da nuvem).
• Crie um plano de migração para a nuvem.
• Configure contas de usuário e direitos de acesso.
• Projete e teste o novo ambiente.
• Implante recursos.
• Configure o monitoramento na nuvem.

Embora não haja necessidade de uma explicação passo a passo detalhada, cada tarefa requer resultados esperados, métricas, um cronograma, pessoal responsável e uma lista de dependências associadas.

Por que você precisa de uma estratégia de TI?

Aqui estão os principais motivos pelos quais as organizações reservam tempo e recursos para criar um plano estratégico de TI:

• Alinhe a pilha de tecnologia com as metas de negócios: um plano estratégico de TI garante que suas tecnologias apoiem ativamente os objetivos de curto e longo prazo da empresa.
• Melhor TI em todos os aspectos: você identifica e remove proativamente problemas, como hardware desatualizado em uma sala de servidores ou muita expansão na nuvem. Você também identifica novas oportunidades relacionadas à TI com mais consistência e regularidade.
• Mais agilidade: as empresas que investem em estratégias de TI aumentam a agilidade dos negócios e garantem que as equipes respondam rapidamente às mudanças nas condições do mercado e nas necessidades dos clientes.
• Decisões relacionadas à tecnologia mais informadas: uma estratégia esclarece a direção e as prioridades de sua TI. Como resultado, a tomada de decisões torna-se mais baseada em dados, precisa e impactante.
• Menos riscos: o planejamento de TI ajuda a identificar e mitigar riscos potenciais. As pilhas atuais tornam-se mais seguras, enquanto novos projetos tornam-se seguros desde o início, à medida que as equipes consideram os riscos desde o início.
• Tempo de lançamento no mercado mais rápido: uma estratégia sólida comunica os planos de forma prática e transparente. As equipes cumprem as responsabilidades com mais eficiência e enviam os produtos com mais rapidez.
• Reduzir custos de TI: um plano estratégico de TI otimiza as despesas com recursos tecnológicos, revela oportunidades de redução de custos e garante que haja pouca ou nenhuma sobrecarga.
• Melhor comunicação entre equipes: A colaboração necessária para uma estratégia de TI eficaz melhora a comunicação entre o departamento de TI e outras partes da organização (DevOps, planejamento de negócios, executivos, equipes de vendas, etc.).

Principais componentes da estratégia de TI

Um plano deve incluir todas as informações que a organização necessita para tomar decisões acertadas relacionadas à tecnologia. Abaixo está uma olhada em todos os principais componentes de um plano estratégico de TI completo.

1. Metas e objetivos de negócios

Esta seção descreve cada objetivo que a empresa espera alcançar nos próximos anos. A maioria dos planos cobre um período de 3 a 5 anos e fornece expectativas detalhadas sobre o que os executivos pretendem alcançar.

Esta seção também costuma incluir informações corporativas adicionais, como:

• História e cronograma da empresa.
• Valores fundamentais.
• Apresentações de diferentes equipes, departamentos e membros-chave da equipe.
• Pontos problemáticos atuais.
• Quaisquer limitações e requisitos de alto nível.
• Orçamentos atuais e previsões de gastos.
• Tendências do mercado e da indústria.

Não importa quantas informações extras o estrategista acrescente aqui, esta seção se concentra principalmente nos objetivos. As empresas normalmente têm uma combinação de iniciativas de curto e longo prazo. Por exemplo, melhorar a experiência do cliente é uma meta de longo prazo (e contínua). Exemplos de metas de curto prazo são a mudança para um novo data center ou a adição de um recurso extra a um aplicativo.

2. Estratégias de TI de alto nível

Depois de passar a parte com metas gerais, o plano explica como o uso da tecnologia ajudará a empresa a atingir seus objetivos. Esta seção apresenta:

• Objetivos e missões de TI de alto nível.
• Como cada iniciativa ajuda a apoiar as metas de negócios.
• Qualquer tecnologia, ferramenta ou estrutura emergente que seja promissora.
• Desafios e problemas relevantes.

O objetivo do estrategista aqui é definir como a pilha de tecnologia atual pode melhor apoiar os objetivos de negócios. Os autores listam todos os projetos e iniciativas de TI atuais e futuros com as seguintes informações:

• Linhas do tempo.
• Conquistas.
• Orçamentos alocados.
• Resultados esperados.

O alinhamento da TI com os objetivos de negócio deve continuar sendo atualizado no mesmo ritmo das metas gerais. Cada vez que há uma mudança na direção da empresa (ou seja, uma atualização na seção anterior), a equipe deve revisar todo o plano estratégico de TI, a partir desta seção.

3. Regras de Governança

Esta seção descreve as funções e responsabilidades das partes interessadas de TI em toda a empresa. É aqui também que as empresas apresentam políticas e procedimentos sobre como a organização aceita, avalia, implanta e gerencia novas iniciativas.

Se uma empresa se enquadrar em uma regulamentação específica do setor ou região (como CCPA ou HIPAA), é aqui que você encontrará um guia detalhado para conformidade.

Algumas empresas optam por fundir a governança com as Metas e Objetivos de Negócios, mas separar as duas seções é a opção mais popular. De qualquer forma, as regras não devem ser demasiado rígidas - uma governação insuficiente leva a erros e atalhos, mas demasiados procedimentos atrasam os processos e desviam as equipas da inovação.

4. Avaliação da TI atual

Esta seção apresenta uma visão geral detalhada do departamento de TI existente e oferece detalhes sobre todos:

• Data centers físicos e virtuais (salas de informática, IDFs, DMARCs, racks, soluções de hospedagem de terceiros, ofertas de nuvem, ambientes de edge computing, etc.).
• Equipamentos de infraestrutura (redes de área de armazenamento (SANs), roteadores, firewalls de hardware, switches, modems, equipamentos IoT, etc.).
• Servidores (SAPs, servidores web, ERPs, servidores de banco de dados, servidores de e-mail, etc.).
• Software de rede e servidor (licenças de sistema operacional, sistemas operacionais de servidor, software de terceiros, software interno personalizado, etc.).
• Contratos e arrendamentos de hardware, software e serviços (incluindo contratos de manutenção).
• Todos os equipamentos utilitários (fontes de alimentação, geradores de backup, etc.).
• Pessoal de TI, suas funções e conjuntos de habilidades.
• Custo inicial por ativo e despesas contínuas.
• Dispositivos de computação (laptops, desktops, celulares, tablets, dispositivos BYOD, etc.).
• Ferramentas, sistemas e protocolos usados pelas equipes.

Quanto mais aprofundada esta seção for, melhor. As empresas exigem uma compreensão completa da pilha de tecnologia atual para tomar decisões corretas, por isso os estrategistas normalmente buscam fornecer o máximo possível de informações sobre TI.

5. Análise de segurança aprofundada (com SWOT)

Os autores usam esta seção para delinear uma análise detalhada de todas as medidas de segurança atuais. Todo sistema de TI precisa, no mínimo, de um firewall e de um programa antivírus, mas você também pode usar:

• Redes perimetrais (DMZs).
• Sistemas de detecção de intrusão (IDSes).
• Programas antimalware.
• Técnicas de criptografia e mascaramento.
• Autenticação multifator.
• Programas fortes de aplicação de senha.
• Recursos de continuidade de negócios e recuperação de desastres.

A maioria das empresas inclui uma análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças) nesta seção para delinear os prós e contras atuais da organização relacionados à tecnologia. Os dados baseados em SWOT são essenciais para a priorização da mitigação e para a tomada de decisões gerais em todo o plano estratégico de TI.

6. Próximos projetos de TI (incluindo um roteiro técnico)

Esta seção descreve estratégias e ações específicas que a organização planeja adotar para atingir o estado de TI desejado (e, por extensão, apoiar suas metas gerais de negócios). As atividades nesta seção devem ser:

• Específico.
• Mensurável.
• Realisticamente alcançável.
• Colocado no contexto empresarial.
• Tempo limite.
• Priorizado.

Embora não haja necessidade de um guia passo a passo detalhado para cada projeto, todas as iniciativas exigem as seguintes informações:

• Um cronograma para implementação (por trimestre, mês ou data de vencimento específica) e um cronograma de lançamento.
• Marcos importantes.
• Lista de recursos, requisitos e dependências.
• Previsões de custos.
• Local de hospedagem (no local, nuvem, em uma instalação MSP, etc.).
• Partes interessadas responsáveis e pessoal de referência.
• Resultados esperados, benchmarks e KPIs.
• Explicações sobre como os usuários interagem com o sistema (se aplicável).

A maioria das estratégias tem um roteiro tecnológico nesta seção. Um roteiro descreve um plano de alto nível para passar do estado atual de TI ao desejado. Os roteiros detalham o que e quando a equipe planeja entregar, ajudando as partes interessadas a priorizar tarefas e tomar decisões corretas de compromisso.

7. Alocação de recursos

Esta seção apresenta uma análise aprofundada do orçamento para todas as iniciativas relacionadas à tecnologia. Aqui estão algumas das despesas mais comuns encontradas nos planos estratégicos de TI:

• Custos de armazenamento (no local, fora do local, armazenamento em nuvem, etc.).
• Preços de compra ou aluguer de equipamentos.
• Custos de licenciamento de software.
• Custos de manutenção de hardware.
• Salários do pessoal de TI e não-TI.
• O preço de especialistas terceirizados e equipes terceirizadas.

Este componente do plano também inclui instruções detalhadas para a alocação de pessoal e equipamentos.

Como criar um plano estratégico de TI?

Abaixo está um guia passo a passo para criar um plano estratégico de TI do zero. A maioria dos planos exige vários ciclos de rascunhos e revisões, portanto, espere percorrer a lista abaixo ao trabalhar em uma nova estratégia.

Definir objetivos de negócios

Comece delineando os objetivos de curto e longo prazo da sua empresa. Baseie seus objetivos nas seguintes áreas de negócios:

• Pontos de dor.
• Pipeline e metas de vendas.
• Planos para futuras parcerias, fusões ou aquisições.
• Planos de crescimento.
• Metas de marketing.
• Produtos ou recursos emergentes.
• Mudanças de mercado.
• Previsões de demanda.

Entreviste o maior número possível de executivos ao fazer uma lista de metas. Conversar com pessoas de diferentes departamentos evita ideias e caminhos desalinhados e conflitantes. Considere entrevistar o seguinte pessoal:

• Líderes de unidades de negócios.
• Líderes e gerenciamento de TI.
• Arquitetos de TI.
• Analistas financeiros.

Você também pode entrar em contato com terceiros para obter orientação. Os consultores externos geralmente têm conhecimentos, conhecimentos de mercado e experiências diferentes da sua equipe interna.

Reúna informações sobre governança e segurança

Antes de começar a fazer planos para melhorias de TI, reúna todas as informações relevantes de governança e segurança. Adicione os seguintes detalhes ao documento:

• Regras sobre como as equipes avaliam, implantam e gerenciam novas iniciativas de TI.
• Consulte as partes interessadas e os membros da equipe.
• Lista das medidas atuais de cibersegurança e segurança física.
• Guias de conformidade (se houver).
• Análise SWOT e PEST.

Essas informações são a base da tomada de decisões para o resto da estratégia - todos os próximos projetos e decisões de TI devem ter em mente as regras de governança e segurança.

Audite suas capacidades atuais de TI

Execute uma análise aprofundada de seu hardware, software e processos. Use gráficos e tabelas para fornecer uma imagem facilmente compreensível do estado atual da TI, mas tente oferecer uma visão geral detalhada dos ativos.

A revisão da sua infraestrutura de TI permite ver de perto o que está funcionando corretamente e quais áreas podem se beneficiar com as mudanças.

Descubra o papel da TI nas metas de negócios

Depois de ter uma lista de objetivos de negócios, determine como a TI se alinha a essas metas respondendo às seguintes perguntas:

• O que precisa mudar em nossa TI para atingir os objetivos definidos?
• A TI atual está de alguma forma prejudicando nossos objetivos de negócios?
• Como podemos usar a TI para acelerar projetos ou aumentar a probabilidade de sucesso?
• Teremos que fazer acréscimos à nossa pilha de tecnologia para cumprir alguns dos objetivos?
• As mudanças em nossa TI (sejam pequenas ou significativas) beneficiariam nossos objetivos?
• Nossas ferramentas e sistemas atuais são adequados para onde nossa empresa deseja chegar?
• Existem oportunidades tecnológicas novas ou emergentes das quais poderíamos nos beneficiar?

Em seguida, analise a lacuna entre o estado atual e onde você precisa que sua TI esteja para atingir os objetivos de negócios.

Em alguns casos raros, uma empresa pode descobrir que os objetivos de negócio não requerem quaisquer atualizações na TI atual. Entretanto, a maioria das organizações descobre que poderia se beneficiar com algumas mudanças - não é incomum identificar três ou mais projetos que requerem atenção.

Comece a planejar melhorias de TI

Depois de compreender claramente a TI atual e como ela ajuda (ou atrapalha) as metas de negócios, é hora de planejar quais mudanças você deve fazer. As alterações podem ser pequenas (por exemplo, adicionar um novo servidor para escalar horizontalmente ou mudar para outra ferramenta antimalware) ou grandes (por exemplo, renovar toda a estratégia de gerenciamento de chaves ou mudar para outro provedor de hospedagem principal).

Liste todos os projetos de TI que você planeja lançar e priorize-os com base nos seguintes fatores:

• Impacto.
• Urgência.
• Custo estimado.
• Duração.
• Complexidade.

Lembre-se de que as melhorias de TI devem ser realistas e bem definidas. O objetivo de “usar recursos de TI para tornar a empresa mais competitiva” não fornece uma base sólida para planejamento futuro. Alguns exemplos melhores de metas de alto nível são:

• Configure uma infraestrutura baseada em nuvem capaz de lidar com 10 milhões de assinantes.
• Implante uma CDN para melhorar o desempenho do aplicativo em uma região específica.
• Integre dois aplicativos para permitir um processamento 2x mais rápido.
• Transforme um aplicativo legado em um aplicativo nativo da nuvem em execução no Kubernetes.

Esta seção é uma oportunidade ideal para avaliar se a equipe interna possui o conhecimento necessário para criar o estado de TI desejado. Caso contrário, explique como você planeja terceirizar o talento necessário.

Planejamento aprofundado do projeto

Depois de saber quais melhorias você deve fazer, é hora de definir o escopo de cada projeto. Anote as seguintes informações para cada iniciativa:

• Escolhas e requisitos de software e hardware.
• Pessoal de referência.
• Prazos e marcos do projeto.
• Áreas do negócio impactadas pelo plano.
• Custos esperados e estimativas orçamentárias futuras.
• Dependências.
• Fases principais (implementação, integração, revisão, etc.).
• Riscos associados.

Essa etapa também é quando você define as métricas desejadas para cada iniciativa, como:

• Métricas baseadas em latência e tempo de resposta do servidor.
• Número de chamadas de suporte técnico.
• Uso ideal da capacidade.
• Metas orçamentárias.
• Pontuações de satisfação do cliente.
• Prazo de entrega do produto.

Considere a criação de um roteiro para tornar o plano mais facilmente digerível e manter todos no caminho certo. Depois de delinear os detalhes por projeto, comunique o plano estratégico de TI às partes interessadas e obtenha a adesão dos principais tomadores de decisão.

Faça sua TI trabalhar para você (e não o contrário)

Quando as escolhas tecnológicas e os interesses comerciais não se complementam, os projetos de TI tornam-se demasiado isolados e pouco claros. Essa falta de direção impacta drasticamente os resultados financeiros, portanto, garanta que sua equipe sempre tome decisões de TI dentro do contexto das aspirações mais amplas da empresa. Crie um plano estratégico de TI e use o documento para impulsionar o crescimento e a eficiência em toda a sua empresa.